Chargé(e) de programmes (Programs Officer)

Profil organisationnel

• • Search for Common Ground (Search) est une organisation internationale de consolidation de la paix spécialisée dans la transformation des conflits. Depuis 1982, nous menons des programmes dans le monde entier afin d’aider les sociétés à s’éloigner des approches antagonistes et à trouver des solutions collaboratives. Notre travail est basé sur l‘approche du terrain d’entente (Common Ground Approach, CGA), une méthodologie conçue pour transformer la façon dont nous réagissons aux conflits, en nous éloignant de la confrontation et de la violence et en nous orientant vers la coopération. Ses principes directeurs guident la conception et la mise en œuvre de programmes de consolidation de la paix qui produisent des résultats tangibles et positifs. Le travail de Search est mondialement reconnu, comme en témoigne notre nomination au prix Nobel de la paix 2018. Aujourd’hui, nos programmes couvrent plus de 30 pays, avec plus de 900 employés, dont 95 % sont recrutés localement, qui travaillent avec des artistes, des professionnels des médias, des leaders politiques, religieux et communautaires pour construire une infrastructure durable et viable pour la paix.  Grâce à notre vaste travail avec plus de 313 stations de radio et 26 chaînes de télévision dans le monde, nous estimons avoir touché 39,3 millions de personnes par le biais de programmes médiatiques dans de nombreux conflits parmi les plus difficiles au monde.

Résumé du poste

• • Le/a responsable de programme (programs officer – PO) est chargé de fournir un soutien technique en matière de gestion des subventions aux responsables de projet tout au long du cycle de vie du projet, depuis son démarrage jusqu’à sa clôture, afin d’assurer la conformité avec les exigences contractuelles du donateur et internes à Search.  Cela inclut la supervision de la qualité et de la conformité du programme, en travaillant en étroite collaboration avec d’autres départements, notamment les finances, l’équipe d’apprentissage institutionnel, l’alignement de la stratégie, la qualité du programme, les communications, le business development, les ressources humaines et le gestionnaire de programme régional. Le/a PO s’efforcera également de développer et de renforcer les capacités des chefs de projet et des partenaires en ce qui concerne les protocoles et les outils internes de Search.  Un autre aspect important du rôle est que le/a PO sera également responsable du business development. Cela implique de représenter Search lors de diverses réunions avec des donateurs et des clusters dans le but d’accroître la visibilité de Search et les opportunités de développement commercial. Le/a PO devra également travailler avec l’équipe régionale de business development et le/a responsable régional des programme pour développer des propositions et des notes conceptuelles.

Responsabilités

• • • Veiller à ce que les rapports narratifs et financiers soient préparés, revues et soumis dans les délais contractuels ;
    • Assurer une bonne coordination avec les responsables de projets et de bases pour que le cycle de gestion des subventions réponde aux exigences des bailleurs de fonds et aux exigences internes ;
    • Soutenir les responsables de projets et de bases à la planification de la mise en œuvre du programme et veiller à ce que les outils de gestion de projet de Search soient utilisés et mis à jour en conséquence ;

• • Veiller à ce que les résultats et l’apprentissage informent toutes les décisions relatives aux programmes et au Business Development;
  • Veiller à ce que le programme du Burkina Faso soit continuellement adapté pour garantir sa pertinence, son efficacité et son impact dans la promotion d’un changement social progressif et durable, et en accord avec les stratégies régionales et mondiales de Search ;
  • Veiller à ce que le programme du Burkina Faso ait un impact durable et soutenable sur les communautés cibles,  les participants et les partenaires afin que le changement sociale soit durable.

Détails des tâches

• • • Comprendre les exigences et politiques des bailleurs et de Search en veillent  à leur respect ;
    • En collaboration avec le Directeur de Pays, représentés Search dans les principaux forums, conférences, réunions des bailleurs et des partenaires et toutes autres réunions dans le but d’accroître la visibilité de Search dans le pays et de contribuer à augmenter les opportunités de développement des fonds ;
    • Comprendre la stratégie régionale de Search et la stratégie nationale et/ou régionale du bailleurs, ainsi que la manière dont les programmes contribuent et participent à la réalisation de ces objectifs généraux lors de la rédaction des rapports et des nouvelles propositions;
    • Contribuer à socialiser les outils et approches de Search, afin d’en assurer l’utilisation pour améliorer la qualité de la mise en oeuvre;
    • Faciliter le démarrage et la clôture des subventions conformément aux exigences des donateurs et celle de Search;

• • • Travailler en étroite collaboration avec l’équipe du programme pour améliorer et mettre à jour tous les outils de gestion interne; Assurer la qualité et la conformité des rapports soumis aux donateurs et aux partenaires;
    • Assurer que les projet soit livré dans le respect du budget, des délais, de la qualité et de la méthode agile;
    • Soutenir de manière proactive les demandes d’extension sans frais, de réalignement du budget ou d’autres modifications budgétaires;
    • Superviser l’élaboration et la mise en œuvre réussie des plans de travail liés aux indicateurs et au budget du projet; Effectuer un contrôle qualité sur la méthodologie des activités préparées (revue des TdRs) et leur mise en oeuvre (mission terrain périodique de contrôle), ainsi que du suivi effectué après la mise en oeuvre de ces activités (mise en place des plans d’actions, etc);
    • Procéder à l’initiation des nouveaux membres du personnel du programme et les familiariser avec les règles des donateurs et les règles internes de gestion des subventions.

• • • Renseigner les indicateurs qualité du bureau  sur une base trimestrielle;
    • Suivre   les  OKRs et apporter un soutien technique au Directeur Pays dans la documentation des évidences;
    • En étroite coordination avec les Responsable du programme qu niveaux régionale (RPM), le/a PO appuie le directeur pays à évaluer les capacités et les performances des bureaux nationaux afin d’assurer le développement des capacités nécessaires;
    • Participer à des séances de réflexion sur les programmes et à des discussions sur l’adaptation des programmes fondée sur des données probantes. Les enseignements tirés de ces séances de réflexion devraient également contribuer au business development ;
    • Diriger activement la conception de nouveaux projets et, dans d’autres cas, fournir un soutien de qualité et un examen technique des propositions élaborées par l’équipe de business development, en étroite collaboration avec le directeur pays, le responsable des finances  et les RPM;
    • Assurer que toutes les leçons apprises et les recommandations de nos programmes actuels sont capturées dans une feuille Excel pour soutenir le développement de nouvelles propositions;
    • Créer un dossier Google Drive sur la qualité du programme et veiller à ce qu’il soit alimenté de manière constante ;
    • Mettre à jour annuellement une base de données d’organisations nationales et internationales qui pourraient être des partenaires potentiels pour Search Burkina Faso  en finalisant le processus de mise en place de la base de données en cours et par addition continue ;
    • Lead du contrôle qualité des revues des études de base, évaluation à mi parcours et évaluation finale  avant soumission à l’équipe ILT et RPM, ainsi que des  rapports narratifs finaux des projets avant transmission aux RPM;
    • Tenir des réunions mensuelles d’encadrement technique des équipes terrain pour accroître la qualité dans la mise en œuvre des activités. Là où nécessaire, faire la mise en contact avec les experts thématiques de Search Burkina Faso, RPM et/ou autre soutien technique pour mettre à disposition le soutien technique (STTA, ressources, guides, outils,… );
    • Participer activement à la sélection des partenaires en fonction des besoins thématiques et stratégiques, en collaboration avec l’équipe de Business Development et les chefs de bureau concernés:
    • Assurer qu’une évaluation des capacités soit réalisée pour chaque partenaire de subvention et qu’un plan d’action est mis en place pour renforcer les capacités des partenaires ;

• • • S’assurer que les leçons apprises soient bien documentées et diffusées au public et aux parties prenantes concernés afin de garantir une meilleure mise en œuvre du programme à l’avenir, conformément aux meilleures pratiques en matière de réflexion et de gestion adaptative ;
    • Se coordonner avec l’équipe du programme, les équipes de communication pays et la spécialiste régionale de la communication pour mettre en lumière et documenter les réussites ;
    • Développer des partenariats stratégiques au-delà des projets pour étendre notre portée, notre influence et notre capacité.
    • Co-créer avec nos partenaires la conception des nouveau projet et les plans de sortie, en utilisant le cadre de l’impact sur la paix (Peace Impact Framework)  afin de valoriser notre valeur collective.

Type et nature des contacts

• • Coordination des réunions staff;
  • Coordination de la retraite annuelle et le suivi de la mise en oeuvre des actions;
  • Effectuer 1 mission semestrielle  d’évaluation de la qualité dans chaque sous bureau ;
  • Interagir avec les collègues concernés au niveau bureau pays et le personnel régional sur la gestion des subventions et d’autres questions connexes ;
  • Diriger les Project Management Tool (PMT), forecast et suivi des burn rate, y compris la supervision des BvAs meetings sur une base mensuelle ;En étroite collaboration avec le coordinateur de MEAL, chef de bureau et les responsable des projet assure  l’organisation des ateliers de capitalisation;
  • Coordonne régulièrement ses activités avec celles des collègues et des consultants nationaux et régionaux, sur le terrain et au bureau, et résout les situations problématiques avec tact et sensibilité;
  • Coordonner avec l’équipe du programme, les équipes de communication du bureau et la spécialiste régionale de la communication pour mettre en évidence et documenter les histoires de réussite ;
  • En étroite coordination avec les RPM, les chefs de bureaux et le Directeur de Pays,
  • Identifier les besoins des équipes en matière de renforcement des capacités en vue de mener une formation appropriée aux besoins.

Indicateurs de comportement (connaissances, aptitudes et capacités)

• • Analyser et communiquer les succès et les échecs du programme ; faire part des enseignements tirés à l’équipe et aux autres membres;
  • Articule les buts et objectifs du programme/projet de recherche et les enseignements tirés du programme au sein de Search et à l’intention du public externe;
  • Apprécie la diversité des points de vue. Établir des relations transversales avec d’autres services fonctionnels;
  • Démontre des comportements qui incluent l’équité, le respect, l’inclusion, l’empathie, l’intégrité et la conduite éthique en accord avec le code de conduite de Search;
  • Analyser et hiérarchiser les tâches afin d’identifier et de résoudre les problèmes en temps opportun et de manière efficace. Implique les autres dans la résolution des problèmes et la prise de décision. Intègre les objectifs de l’organisation dans ses décisions. Anticipe et résout les problèmes;
  • Il fait preuve d’une communication écrite et orale efficace et d’une grande capacité d’analyse et de réflexion critique. Écoute activement, donne un retour d’information constructif et fait preuve de respect pour les opinions divergentes. Partage l’information avec les autres. Recherche activement le point de vue des autres afin de garantir l’inclusion et la compréhension. Adapter la communication à différents publics;
  • Établir des relations de travail productives. Coopère et collabore avec ses collègues. Traite les autres avec respect. Résout les conflits entre les membres de l’équipe. Équilibrer les objectifs individuels et ceux de l’équipe;
  • Comprend et s’adapte aux changements dans l’orientation stratégique et/ou opérationnelle de Search. Faire preuve de prévoyance et d’imagination pour identifier les possibilités, les opportunités et les tendances. S’engage à rechercher des opportunités et à contribuer à l’élaboration de solutions innovantes ou alternatives. Comprend l’orientation et les objectifs stratégiques de Search et aligne ses objectifs de performance personnelle sur les priorités de l’organisation;
  • Représente Search lors de manifestations et de réunions locales et internationales pour des organisations professionnelles, des fournisseurs, des partenaires et des bailleurs de fonds. Développer des compétences pour développer et entretenir de manière indépendante des relations avec les fournisseurs, les partenaires et les bailleurs de fonds;
  • Démontre une capacité d’adaptation et une volonté de remettre en question et de modifier ses propres idées et préjugés, avec la résilience et la flexibilité nécessaires pour apporter des changements sur la base de l’écoute d’une diversité de pensées;
  • Rédiger des documents d’équipe, des documents d’information et des présentations. Articuler les objectifs du programme/projet et la manière dont ils s’intègrent dans les objectifs de l’équipe et/ou la mission de Search et s’adapter à l’environnement de communication;
  • Applique les normes, identifie les domaines de normalisation et coordonne les fonctions dans une perspective multiculturelle qui tient compte d’autres cultures, d’autres points de vue et d’autres façons de faire les choses;
  • Effectuer un contrôle de la qualité des documents de l’équipe, des documents d’information, des présentations et des données du système. Vérifie soigneusement l’exactitude des informations contenues dans les rapports de travail, les systèmes d’information de gestion ou avec d’autres personnes et groupes. Vérifie l’exactitude de son propre travail et de celui des autres. Informe de manière proactive la direction des risques potentiels et des préoccupations ; propose des solutions;
  • Établir des priorités de manière autonome afin de respecter les délais et d’atteindre les résultats finaux des missions, avec la capacité d’effectuer plusieurs étapes avec une supervision limitée ou inexistante.

Formation et expérience

• • A une bonne compréhension du contexte du Sahel central;
  • Maîtrise parfaitement le français et l’anglais, à l’écrit et à l’oral;
  • Capacités avérées en matière de coordination et de communication ;
  • Master en sciences politiques, sociologie, études de sécurité, transformation des conflits, développement international ou dans un domaine connexe;
  • Au moins 10 ans d’expérience dans le domaine de la consolidation de la paix ou dans un domaine connexe;
  • Avoir des compétences  en communication écrite et orale 
  • Capacité en formation
  • Maîtrise des différents aspects de la communication (externe, interne, relations publiques, communication de crise…) et de leurs contraintes
  • Une expérience dans l’intégration de la dimension de genre (gender mainstreaming) et la sensibilité au conflit est un atout additionnel.

Conditions de travail et exigences physiques

• • Conditions habituelles d’environnement de bureau ; capacité à voyager à l’étranger au moins 20%.

Assurer l’égalité des chances

• • Search est un employeur respectueux de l’égalité des chances et ne s’engage dans aucune pratique discriminatoire à l’encontre d’une personne employée ou à la recherche d’un emploi sur la base de la race, de la couleur, de la religion, du sexe, de l’orientation sexuelle, de l’identité de genre, de l’origine nationale ou ethnique, de l’âge, de l’état civil, du handicap et de l’information génétique ou de tout autre statut ou caractéristique protégé par la loi en vigueur. Chez Search, nous célébrons la diversité et apprécions nos collaborateurs pour ce qu’ils sont et pour leurs compétences, leurs antécédents et leurs perspectives uniques. Nous encourageons tous les candidats intéressés à postuler.

Responsabilités en matière de supervision et de budget

• • Peut superviser un ou plusieurs membres du personnel.