Chargé(e) de programme

Titre :  Chargé(e) de programmes

Rend compte au :Directeur pays

Département :Programmes

Lieu d’affectation : Bamako, Mali

Disponibilité :Septembre  2023

Contrat : contrat d’un an avec possibilité de prolongation, sous réserve de financement et de résultats.

Search for Common Ground (Search) est une organisation internationale de consolidation de la paix spécialisée dans la transformation des conflits. Depuis 1982, nous menons des programmes dans le monde entier afin d’aider les sociétés à s’éloigner des approches antagonistes et à trouver des solutions collaboratives. Notre travail est basé sur l‘approche du terrain d’entente (Common Ground Approach, CGA), une méthodologie conçue pour transformer la façon dont nous réagissons aux conflits, en nous éloignant de la confrontation et de la violence et en nous orientant vers la coopération. Ses principes directeurs guident la conception et la mise en œuvre de programmes de consolidation de la paix qui produisent des résultats tangibles et positifs. Le travail de Search est mondialement reconnu, comme en témoigne notre nomination au prix Nobel de la paix 2018. Aujourd’hui, nos programmes couvrent plus de 30 pays, avec plus de 900 employés, dont 95 % sont recrutés localement, qui travaillent avec des artistes, des professionnels des médias, des leaders politiques, religieux et communautaires pour construire une infrastructure durable et viable pour la paix.  Grâce à notre vaste travail avec plus de 313 stations de radio et 26 chaînes de télévision dans le monde, nous estimons avoir touché 39,3 millions de personnes par le biais de programmes médiatiques dans de nombreux conflits parmi les plus difficiles au monde.

Résumé du poste

• • Le / La responsable de programme (programs officer – PO) est chargé de fournir un soutien technique en matière de gestion des subventions aux responsables de projet tout au long du cycle de vie du projet, depuis son démarrage jusqu’à sa clôture, afin d’assurer la conformité avec les exigences contractuelles du bailleurs de fonds et internes à Search. Cela implique de travailler en étroite collaboration avec d’autres départements, notamment les finances, l’équipe d’apprentissage institutionnel, l’alignement de la stratégie, la qualité du programme, les communications, le business development, les ressources humaines et le gestionnaire de programme régional. Le/a PO s’efforcera également de développer et de renforcer les capacités des chefs de projet et des partenaires en ce qui concerne les protocoles et les outils internes de Search et celles du bailleurs.  Un deuxième aspect important du poste est que le/a PO sera également responsable du développement commercial. Cela implique de travailler en étroite collaboration avec le directeur pays et les managers pays et régionaux afin d’assurer le financement des programmes est en lien avec la stratégie régionale de Search. Le rôle commence par l’évaluation et l’identification des opportunités, l’engagement de Search auprès des bailleurs et des partenaires, le prépositionnement des opportunités et des contingences, et se termine par la signature d’un contrat. Le/a PO travaillera en étroite collaboration avec d’autres départements, notamment les finances, l’équipe d’apprentissage institutionnel, les communications et les ressources humaines, afin d’élaborer des propositions fructueuses.

Responsabilités

• • • Veiller à ce que les rapports narratifs et financiers soient préparés, revues et soumis dans les délais contractuels ;
    • Assurer une bonne coordination avec les responsables de projets et de bases pour que le cycle de gestion des subventions réponde aux exigences des bailleurs et aux exigences internes ;
    • Soutenir les responsables de projets et de bases à la planification de la mise en œuvre du programme et veiller à ce que les outils de gestion de projet de Search soient utilisés et mis à jour en conséquence ;

• • Responsable de l’élaboration de propositions et des notes conceptuelle  ;
  • Responsable du processus d’acquisition (développement de partenariats, planification de l’acquisition)  ;
  • Veiller à ce que les résultats et l’apprentissage informent toutes les décisions relatives aux programmes et au développement de projets;
  • Partager les connaissances, les résultats et les histoires de notre travail au sein de Search et dans l’ensemble du secteur et des bailleurs ; Développe des partenariats stratégiques qui transcendent les projets pour étendre notre portée, notre influence et nos capacités ;

Détails des tâches

• • • Contribuer au développement des relations avec les bailleurs de fonds et les partenaires nationaux:
    • Comprendre les exigences et politiques des bailleurs et de Search en veillent  à leur respect ;
    • En collaboration avec le Directeur de Pays, représentés Search dans les principaux forums, conférences, réunions des bailleurs et des partenaires et toutes autres réunions dans le but d’accroître la visibilité de Search dans le pays et de contribuer à augmenter les opportunités de développement des fonds ;
    • Comprendre la stratégie régionale de Search et la stratégie nationale et/ou régionale du bailleurs, ainsi que la manière dont les programmes contribuent et participent à la réalisation de ces objectifs généraux lors de la rédaction des rapports et des nouvelles propositions;
    • Contribuer à socialiser les outils et approches de Search, afin d’en assurer l’utilisation pour améliorer la qualité de la mise en oeuvre;
    • Assure et facilite le démarrage et la clôture des subventions conformément aux exigences des donateurs et celle de Search;

• • • Travailler en étroite collaboration avec l’équipe du programme pour améliorer et mettre à jour tous les outils de gestion interne;
    • Assurer la qualité et la conformité des rapports soumis aux donateurs et aux partenaires;
    • Assurer que les projet soit livré dans le respect du budget, des délais, de la qualité et de la méthode agile;
    • Participer au réunion de BvAs meetings sur une base mensuelle ;
    • Soutenir de manière proactive les demandes d’extension sans frais, de réalignement du budget ou d’autres modifications budgétaires;
    • Superviser l’élaboration et la mise en œuvre réussie des plans de travail liés aux indicateurs et au budget du projet;
    • Effectuer un contrôle qualité sur la méthodologie des activités préparées (revue des TdRs) et leur mise en oeuvre (mission terrain périodique de contrôle), ainsi que du suivi effectué après la mise en oeuvre de ces activités (mise en place des plans d’actions, etc);

• • • Intelligence économique : Recherche et contrôle des possibilités de financement. Analyse les possibilités de financement. Veille à la tenue des dossiers internes.
    • Positionnement et relations avec les bailleurs de fonds : Représente Search dans le cadre de ses efforts de positionnement.
    • Partenariats : Facilite les discussions sur les partenariats. Effectue l’analyse des partenaires. Assurer la gestion des connaissances.
    • Décisions Go/No-Go : Effectue des recherches de fond, y compris une analyse de la concurrence.
    • Capture planning : Effectue des revues documentaires. Compile les documents de pré-proposition. Aide à la mise en œuvre de la stratégie de capture.
    • Gestion des connaissances et formation : Veille à la bonne tenue des dossiers, y compris dans le système de gestion des subventions. Assure le suivi des principales données relatives à l’élaboration du programme et prépare les rapports nécessaires.
    • Diriger activement la conception de nouveaux projets et, dans d’autres cas, fournir un soutien de qualité et un examen technique des propositions élaborées par l’équipe de développement commerciale régionale  business development, en étroite collaboration avec le directeur pays, le responsable des finances  et les RPM;
    • Assurer que toutes les leçons apprises et les recommandations de nos programmes actuels sont capturées dans une feuille Excel pour soutenir le développement de nouvelles propositions;
    • Participer à des séances de réflexion sur les programmes et à des discussions sur l’adaptation des programmes fondée sur des données probantes. Les enseignements tirés de ces séances de réflexion devraient également contribuer au développement commercial;
    • Développer des partenariats stratégiques au-delà des projets pour étendre notre portée, notre influence et notre capacité.
    • Co-créer avec nos partenaires la conception des nouveau projet et les plans de sortie, en utilisant le cadre de l’impact sur la paix (Peace Impact Framework)  afin de valoriser notre valeur collective.

Ce poste nécessite une coordination et une collaboration importantes avec divers collègues au niveau national et régional.

 

Indicateurs de comportement (connaissances, aptitudes et capacités)

• • Est sensible aux questions éthiques; Participer à des réunions externes;
  • Produit un travail précis, organisé et opportun;
  • Se concentre sur les objectifs clés d’une tâche ou d’un projet;
  • Établit des relations et s’engage efficacement avec le personnel;
  • S’engager et communiquer efficacement entre les fonctions et les équipes;
  • Faire preuve de résilience, de flexibilité et d’adaptabilité face à l’évolution des tâches et des priorités de l’équipe;
  • Sous la supervision d’un supérieur hiérarchique, rédiger des sections techniques pour des documents d’équipe, des documents d’information et des présentations;
  • Travaille de manière transversale dans une perspective multiculturelle qui tient compte d’autres cultures, d’autres points de vue et d’autres façons de faire; Fait preuve d’ingéniosité en matière de gestion du temps et de technologie pour hiérarchiser les tâches avec une supervision limitée;
  • Démontre des comportements qui incluent l’équité, le respect, l’inclusion, l’empathie, l’intégrité et la conduite éthique en accord avec le code de conduite de Search;
  • Implique les autres dans la résolution des problèmes et la prise de décision. Intègre les objectifs de l’organisation dans ses décisions. Anticipe et résout les problèmes;
  • Fait preuve d’une communication écrite et orale efficace et d’une grande capacité d’analyse et de réflexion critique.
  • Écoute activement, donne un retour d’information constructif et fait preuve de respect pour les opinions divergentes.
  • Partage l’information avec les autres. Recherche activement le point de vue des autres afin de garantir l’inclusion et la compréhension.
  • Adapter la communication à différents publics;  Démontre une capacité d’adaptation et une volonté de remettre en question et de modifier ses propres idées et préjugés, avec la résilience et la flexibilité nécessaires pour apporter des changements sur la base de l’écoute d’une diversité de pensées;
  • Établir des priorités de manière autonome afin de respecter les délais et d’atteindre les résultats finaux des missions, avec la capacité d’effectuer plusieurs étapes avec une supervision limitée ou inexistante.

Formation et expérience

• • A une bonne compréhension du contexte du Sahel central;
  • Maîtrise parfaitement le français et l’anglais, à l’écrit et à l’oral;
  • Capacités avérées en matière de coordination et de communication ;
  • Master en sciences politiques, sociologie, études de sécurité, transformation des conflits, développement international ou dans un domaine connexe;
  • Au moins 10 ans d’expérience dans le domaine de la consolidation de la paix ou dans un domaine connexe;
  • Avoir des compétences  en communication écrite et orale Capacité en formation Maîtrise des différents aspects de la communication (externe, interne, relations publiques, communication de crise…) et de leurs contraintes
  • Une expérience dans l’intégration de la dimension de genre (gender mainstreaming) et la sensibilité au conflit est un atout additionnel.

Conditions de travail et exigences physiques

• • Conditions habituelles d’environnement de bureau ; capacité à voyager à l’étranger au moins 20%.

Assurer l’égalité des chances

Responsabilités en matière de supervision et de budget

• • Peut superviser un ou plusieurs membres du personnel.